Bienvenue aux Hôpitaux Universitaires de Genève

COMMIS-E ADMINISTRATIF-IVE 5 (RESP. OPERATIONNEL-LE SECTEUR DES INSTANCES)

Premier hôpital universitaire de Suisse, les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) garantissent à tous un accès aux meilleurs soins dans un esprit d’égalité de traitement. Hôpitaux de proximité au service de la communauté genevoise, ils fonctionnent également comme centre de référence au niveau national et international.

Qualité, innovation, service et responsabilité sont les quatre valeurs partagées par l’ensemble des collaborateurs des HUG pour accomplir leur mission.

Aux côtés de la Directrice générale adjointe, le secteur des instances est l'interface entre les instances dirigeantes des HUG, Conseil d'administration (CA), Bureau du conseil d'administration (BCA) et Comité de direction (CD), et les structures et collaborateurs des HUG.

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Nombre de postes
1
Mois de l'offre
Mai 2017
Département
Direction et services communs
Service / Lieu de travail
Direction générale - Secteur des instances
Taux d'activité
100%
Classe
14
Type emploi
CDI
Type de poste
Poste(s) existant(s)
Délai de dépôt de candidature
27/06/2017
Entrée en fonction
1er août 2017
Demande de renseignements
Mme E. Namer, responsable du secteur des instances, Tél. 022 372 60 77
Responsable RH
M. Ph. Guyon, responsable des ressources humaines
Offre
Interne et externe
Date de début
18/05/2017
Date de fin
27/06/2017
No de l'annonce
8310

Description de la mission

Le/la titulaire du poste assistera la responsable du secteur des instances dans la gestion et la coordination administrative des activités et séances des instances dirigeantes des HUG : Comité de direction, Bureau du Conseil d'administration et Conseil d'administration. Il/elle devra maintenir une collaboration étroite entre le secteur des instances, les différents services, départements et directions ainsi que les membres du Conseil d'administration. Il/elle devra prendre connaissance de la correspondance, des documents et des dossiers relatifs aux domaines traités par les instances dirigeantes, participer à l'élaboration de processus et assurer de manière autonome l'organisation et la tenue du secrétariat des fonds à destination spéciales (FADS) avec comités de gestion.

Par ailleurs, il/elle assurera la formation, le soutien et le conseil aux utilisateurs du logiciel des instances. Il/elle participera à l'établissement des planning des séances, des échéanciers et des tableaux de bord, il/elle assurera le remplacement de la responsable du secteur des instances (préparation et participation aux séances ainsi que rédaction des procès-verbaux sous la supervision de la Directrice générale adjointe). Il/elle collaborera également activement avec le secteur du référentiel documentaire des HUG, vérifiera la publication et la mise à jour des documents en lien avec les décisions prises par les instances. De plus, il/elle gérera les planning d'absences des collaborateurs du secteur des instances et établira les planning de permanences de fin d'année des services de direction. En outre, le calcul des jetons de présence, la constitution et l'envoi des dossiers au Conseil d'Etat lui incomberont également.

Formation et Connaissances spécifiques

CFC d'employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente. Parfaite maîtrise de la langue française et de l'orthographe. Très bonnes connaissances des outils bureautiques, aisance avec les outils informatiques.

Expérience

Expérience minimum de trois ans dans une fonction de secrétariat de direction.

Particularités / Spécificités

Sens aigu de l'organisation. Esprit d'initiative, d'analyse et rapidité d'exécution. Autonomie. Excellente gestion du stress et des priorités. Très grande discrétion. Entregent.

Cette annonce s'adresse indifféremment aux femmes et aux hommes.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre de motivation, votre curriculum vitae ainsi que les copies de diplômes et de certificats de travail.